Sporządzanie aktów stanu cywilnego w Rejestrze na podstawie zagranicznych dokumentów potwierdzających zdarzenia, mające miejsce za granicą

Procedury powiązane

Sprostowanie aktów stanu cywilnego

Uzupełnienie aktów stanu cywilnego

Szczegółowy opis procedury

Sposób załatwienia sprawy

Umiejscowienie w rejestrze stanu cywilnego zdarzeń dotyczących urodzeń, małżeństw i zgonów, sporządzonych za granicą:

1. Rejestracja – np. Szwecja, Norwegia

• urodzenia albo zgonu, które nastąpiły poza granicami RP i nie zostały tam zarejestrowane,
  urodzenia, małżeństwa albo zgonu, które nastąpiły poza granicami RP, jeżeli w państwie urodzenia, małżeństwa albo zgonu nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego.

2. Transkrypcja

• urodzenia, małżeństwa albo zgonu – wierne i literalne przeniesienie treści dokumentu zagranicznego, będącego dowodem zdarzenia i jego rejestracji w zagranicznym USC

3. Odtworzenie

• zagraniczny dokument stanu cywilnego według prawa miejsca sporządzenia stanowi akt urodzenia, małżeństwa albo zgonu, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami.

Podanie składa się do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego w kraju.

• Wniosek może złożyć:
  • osoba, której akt dotyczy,
  • przedstawiciel ustawowy, osoby której akt dotyczy,
  • osoba posiadająca interes prawny,
  • osoba wykazująca interes faktyczny przy wpisaniu aktu zgonu.

• Wniosek może złożyć obywatel polski oraz cudzoziemiec, jednak transkrypcja zagranicznego aktu jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego posiada wcześniejsze akty stanu cywilnego sporządzone na terytorium RP i ubiega się o polski dokument tożsamości lub o nadanie nr PESEL.

Dokumenty zagraniczne mogą zawierać mniej danych niż wymagają tego przepisy prawa polskiego, dlatego istnieje możliwość dokonania (na wniosek stron) dodatkowo:

• uzupełnienia
• sprostowania

Generują się wówczas dodatkowe opłaty skarbowe, gdyż stawka za dokonanie czynności sprostowania lub uzupełnienia wynosi 39 zł, zgodnie z obowiązującą tabelą opłat skarbowych.

Informacje uzupełniające

• Ocena indywidualna każdej sprawy może spowodować konieczność zebrania szerszego materiału.
• Dokumenty zagraniczne dotyczące obywateli polskich mogą zawierać dane w pisowni odbiegającej od reguł pisowni polskiej, dlatego na wniosek osoby, której akt dotyczy można dostosować pisownię, uwzględniając znaki diakrytyczne, odmianę przymiotnikową rodzaju męskiego i żeńskiego.
• Jeżeli w zagranicznym akcie małżeństwa nie ma zapisu o nazwiskach małżonków noszonych po ślubie oraz nazwisk dzieci zrodzonych z małżeństwa to małżonkowie (obywatele polscy oraz cudzoziemcy) mogą złożyć takie oświadczenia wraz z wnioskiem o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa.
• Oświadczenie w zakresie nazwisk można składać wraz z wnioskiem lub w każdym czasie do protokołu przed Kierownikiem USC, który sporządza w rejestrze akt na podstawie dokumentu zagranicznego.
• Podanie złożone w formie elektronicznej bez dokumentów oryginalnych będzie zawierało braki formalne.

Termin i miejsce załatwienia sprawy

Termin realizacji

Bez zbędnej zwłoki, zgodnie z kolejnością wpływających wniosków.

Umiejscowienie w rejestrze aktu zagranicznego (rejestracja, transkrypcja, odtworzenie) następuje w formie czynności materialno-technicznej po skompletowaniu wszystkich niezbędnych dokumentów.

Miejsce załatwienia

Urząd Stanu Cywilnego
92-326 Łódź, al. Piłsudskiego 100

Telefoniczna informacja UMŁ - Call Center: +48 (42) 638-44-44

Opłaty

Opłaty

Rodzaj opłaty	Wysokość opłaty
Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o transkrypcję aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu	50 zł
Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o odtworzenie aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu	39 zł
Opłata skarbowa wnoszona przy składaniu wniosku o rejestrację aktu zagranicznego – po dokonaniu czynności wydany zostaje odpis zupełny aktu	39 zł
Pełnomocnictwo	17 zł

Numer konta do wniesienia opłaty skarbowej:

50 1240 1037 1111 0011 0925 0073

Dokumenty

Wymagane dokumenty

Do złożenia:

• Oryginalny dokument zagraniczny
  

  Uwaga! W każdej indywidualnej sprawie ocenia się, czy zagraniczny dokument nie budzi wątpliwości co do autentyczności.

  Dokumenty spoza UE wymagają legalizacji w ministerstwie spraw zagranicznych, w którym dokument sporządzono i polskiej placówce dyplomatycznej albo Apostille (dotyczy dokumentów z państw-stron Konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Wykaz stron Konwencji haskiej: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/authorities1/?cid=41

• Urzędowe tłumaczenie dokumentu zagranicznego (w przypadku, gdy dokument nie jest wydany na druku wielojęzycznym)
  

  Dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:

   

  • Tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości

  • Tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich UE lub EOG (Europejski Obszar Gospodarczy)

  • Konsula

  • Tłumacza w państwie przyjmującym, ale poświadczenia takiego dokumentu dokonuje konsul

  • Dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski

  • Konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP

• Potwierdzenie wniesienia opłaty

Do wglądu:

• Dokument tożsamości wnioskodawcy

• Wniosek o sporządzenie aktu urodzenia

druk do pobrania

Szablon   

formularz elektroniczny (ePUAP)

Formularz   

• Wniosek o sporządzenie aktu małżeństwa

druk do pobrania

Szablon   

formularz elektroniczny (ePUAP)

Formularz   

• Wniosek o sporządzenie aktu zgonu

druk do pobrania

Szablon   

formularz elektroniczny (ePUAP)

Formularz   

• Wniosek o uzupełnienie aktu stanu cywilnego

druk do pobrania

Szablon   

• Wniosek o sprostowanie aktu stanu cywilnego

druk do pobrania

Szablon   

• Pełnomocnictwo do prowadzenia spraw

druk do pobrania

Szablon   

• Potwierdzenie wniesienia opłaty

Pozostałe dokumenty

• Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

klauzula informacyjna do pobrania

Szablon   

Podstawa prawna

Podstawa prawna

• ustawa z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t. j. Dz.U.2021, poz.709)
• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. 2021, poz.735)

Tryb odwoławczy

Wojewoda Łódzki za pośrednictwem kierownika USC w przypadku decyzji odmownych.

Realizatorzy

• Jednostka
  Urząd Miasta Łodzi
  Komórka
  Urząd Stanu Cywilnego