Udostępnianie oraz wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów osobom spoza urzędu
Skrócony opis procedury
Uwierzytelnione kserokopie dokumentów przechowywanych w archiwum wydawane są osobom fizycznym, zstępnym lub pełnomocnikom tych osób lub osobom prawnym, po uzasadnieniu i udokumentowaniu ważnym interesem strony.
- Krok 1
Złóż wniosek
- Krok 2
Czekaj na informację
o odnalezieniu dokumentów, terminie ich udostępnienia i wysokości opłaty
- Krok 3
Wnieś opłatę
na wskazane konto
- Krok 4
Odbierz dokumenty
w Archiwum Zakładowym
- możliwość złożenia wniosku elektronicznie
Szczegółowy opis procedury
Udostępnianie oraz wydawanie uwierzytelnionych kserokopii dokumentów bądź odpisów akt na wniosek zainteresowanego, zawierający:
- datę,
- nazwę wnioskującego,
- wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:
- informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,
- dat skrajnych dokumentacji,
- informację o sposobie udostępnienia,
- imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,
- cel udostępnienia oraz uzasadnienie.
Na udostępnienie dokumentacji osobom spoza urzędu wymagane jest zezwolenie Prezydenta Miasta Łodzi bądź Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami lub Kierownika Archiwum Zakładowego w Wydziale Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami.
Osoba ubiegająca się o udostępnienie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych musi posiadać zaświadczenie wystawione przez właściwą uczelnię lub instytucję naukowo-badawczą nadzorującą prowadzenie poszukiwań naukowych.
Udostępnianie dokumentacji dla innych celów może nastąpić jedynie w przypadkach uzasadnionych indywidualnymi potrzebami osoby ubiegającej się o jej udostępnienie.
Odpis lub uwierzytelnioną kserokopię dokumentu, podpisuje Kierownik Archiwum Zakładowego lub osoba upoważniona przez Prezydenta Miasta Łodzi.
Termin i miejsce załatwienia sprawy
Do 30 dni. W sprawach szczególnie skomplikowanych nie później niż w ciągu 60 dni.
Udostępnienie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych Archiwum Zakładowego pod nadzorem kierownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika:
Łódź ul. Urzędnicza 45, I piętro, pok. 109 lub pok. 114
Łódź, Al. Politechniki 32, I piętro, pok.105
Łódź, Al. Piłsudskiego 100, piętro I, pok. 28
Łódź, ul. Piotrkowska 153, pałacyk
Łódź, ul. Zachodnia 47, parter, pok. 25
Łódź, ul. Krzemieniecka 2 B, I piętro, pok. 100
Korzystający z zasobów archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za udostępnioną dokumentację.
Telefoniczna informacja UMŁ - Call Center: +48 (42) 638-44-44.
Telefonicznie +48 (42) 654-53-56
Opłaty
| Rodzaj opłaty | Wysokość opłaty |
|---|---|
| Opłata skarbowa od poświadczenia zgodności duplikatu, odpisu, wyciągu, wypisu lub kopii dokonanych przez organy administracji samorządowej | 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej stronicy z zastrzeżeniem wynikającym z art. 2. |
nr konta bankowego do opłaty skarbowej:
Urząd Miasta Łodzi
Wydział Podatkowy
Bank Pekao SA nr 50 1240 1037 1111 0011 0925 0073
z dopiskiem:
„Za wydanie dokumentów z Archiwum Zakładowego”
Dokumenty
- listownie:
- Urząd Miasta Łodzi
Wydział Zarzadzania Kontaktami z Mieszkańcami
Archiwum Zakładowe
ul. Urzędnicza 45
91-304 Łódź
- Urząd Miasta Łodzi
- osobiście w Archiwum Zakładowym:
- ul. Urzędnicza 45 p. 116 I piętro
- Piotrkowska 104, pok. 151
- Piotrkowska 110, wejście od Pasażu Schillera (Łódzkie Centrum Kontaktu z Mieszkańcami), urna
- al. Politechniki 32
- al. Piłsudskiego 100
- ul. Krzemieniecka 2B
- ul. Zachodnia 47
- elektronicznie:
- ePUAP
- Wniosek o udostępnienie lub wydanie poświadczonego za zgodność odpisu, wyciągu, duplikatu lub kopii dokumentu
- Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych
Podstawa prawna
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz.67)
- ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164)
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm. Dz.Urz. UE L 127 z dnia 23.05.2018, str. 2)
- zarządzenie Nr 1155/2024 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 11czerwca 2024 roku w sprawie upoważnienia pracowników Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami w Departamencie Organizacji Urzędu i Obsługi Mieszkańców Urzędu Miasta Łodzi w zakresie udostępniania dokumentacji przechowywanej w Archiwum Zakładowym
- ustawa z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (Dz. U. 2023 r. poz. 2111 z późn. zm.)
- zarządzenie Nr 2889/2022 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 grudnia 2022 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miasta Łodzi (z późn. zm.)
Brak
tylko jeśli udokumentujesz ważny powód